+45 6253 2406

Som mødearrangør har du sandsynligvis oplevet at sidde tilbage efter et endt møde og tænke på, om mødet var en succes. Hvad fik deltagerne ud af mødet? Fik vi skabt de resultater, vi ønskede? Er der noget, vi kan forbedre til næste gang?

I dette blogindlæg vil vi komme med forslag til, hvordan du måler succesen af dit møde.

Hvad er målene for konferencen?

Det første og måske væsentligste punkt på den to-do-liste, du skal strikke sammen inden afholdelsen af et møde, er, hvilke overordnede mål eller succeskriterier du ønsker at opnå med arrangementet.

Et eksempel på et succeskriterie kan være, at dine medarbejdere skal have mere viden om et specifikt emne efter et møde. Det kan også være, at du ønsker at ændre den nuværende arbejdskultur, hvor der måske skal være mindre snak og mere arbejde.

Ved sidstnævnte eksempel på et succeskriterie kan der på mødet være dialog medarbejderne imellem om, hvilke løsninger der kan være i forhold til at skabe mere ro på arbejdspladsen. Måske skal der et ugentligt møde til fremover, hvor medarbejderne kan komme med de spørgsmål, de har, så der afsættes tid til det, og det ikke forstyrrer lige så meget i hverdagene.

Hvordan du kan opnå succes med dine møder eller konferencer, kan du læse mere om i dette blogindlæg.

Det skal du huske, når du formulerer succeskriterier

Efter succeskriterierne er opstillet, skal du som arrangør tage forbehold for, hvilke ressourcer der er tildelt arrangementet. Det er vigtigt i forhold til, om succeskriterierne kan nås. Er der eksempelvis nok tid afsat til, at din virksomhed kan forbedre sig på de punkter, du ønsker?
Og har du eller din virksomhed de kompetencer, det kræver i forhold til at leve op til succeskriterierne? Måske skal der inddrages eksterne eksperter for at kunne udvikle medarbejderne tilstrækkeligt ud fra succeskriterierne.

Opstil KPI’er

For at sikre, at de opstillede succeskriterier er målbare, kan du definere Key Performance Indicators (KPI’er). Disse er en fælles betegnelse for de succeskriterier, der bruges til at måle om dit møde eller din konference har været succesfuldt.

Eksempler på KPI’er kan være øget kvalitet, kundetilfredshed eller effektivitet på arbejdspladsen. Det kan også være at reducere omkostninger, sikre hurtigere levering eller bedre service.

Hvis vi tager succeskriterie-eksemplet med medarbejderne der ønskes en større viden inden for et specifikt emne efter et møde, så kunne eventuelle KPI’er være, at den nye viden skal skabe øget kvalitet i arbejdet og øget effektivitet på arbejdspladsen.

Når du har fundet dine KPI’er, er det lettere for dig at få overblik og bevare fokus både i planlægningen af, under og efter arrangementet. KPI’er bør også formuleres ud fra virksomhedens forretningsmæssige mål, så de stemmer overens med virksomhedens vision.

Brug SMART-modellen til at opnå succes

SMART-modellen er et redskab, du kan bruge til at opstille dine mål til et møde eller en konference. Med dette værktøj sikrer du, at du sætter mål, som er realistiske at nå.

Modellen kan både anvendes som ene person eller i en gruppe: Det kunne for eksempel være sammen med kollegaer på en arbejdsplads.

Hvad indebærer SMART-modellen?

SMART-modellen er baseret på 5 krav, som du skal stille til dit mål, før målet kan anskues som værende et godt mål. Disse er:

  • Specifikt: Hvad er det konkret, du ønsker at opnå?
  • Målbart: Hvornår er du/I nået over målstregen?
  • Attraktivt: Hvorfor skal du arbejde for at nå det her mål?
  • Realistisk: Har du de fornødne ressourcer til at nå målet?
  • Tidsbestemt: Hvilket tidspunkt skal målet være nået?

Der vil nu komme en dybere gennemgang af de enkelte krav:

Specifikt

Under dette krav skal du være så konkret om det, du ønsker at opnå, som muligt. Lad os tage et eksempel: Hvis din virksomhed gerne vil forbedre kundetilfredsheden, er følgende formulering af mål ikke konkret nok: Vi vil gerne have bedre kundetilfredshed.

For at gøre dette mål mere konkret kunne det formuleres således: Vi ønsker bedre kundetilfredshed blandt den yngre del af vores målgruppe i alderen 15-25 år i vores anmeldelser inden sommeren 2017.

Som du kan se, er der stor forskel på de to formuleringer af mål. Mål nummer to er meget nemmere at måle på, da det vil kunne ses i anmeldelserne blandt de yngre, mens der samtidigt er en tidshorisont på.

Målbart

Hvis du ikke gør det klart, hvornår du er i mål, risikerer du, at tiden løber fra dig, eller at kvaliteten i arbejdet ikke bliver optimal. Du skal derfor afklare, hvilke specifikke kriterier der skal være opfyldt for, at dine mål nås.

Attraktivt

Stil dig selv spørgsmålet: Hvorfor skal jeg nå målet? Hvad motiverer dig? Der skal være en mening med at opnå målet, før det er motiverende at gå i gang med arbejdet. Hvad er guleroden i forbindelse med at nå målet? Hvis det mere er for andres skyld, du gør arbejdet, er der nok ikke tilstrækkelig motivation til at udføre arbejdet.

Realistisk

Gør planen realistisk for at nå målet. Undervurdér dig selv, så du er sikker på, at du kan nå målet. Ellers kan det være helt uoverskueligt, inden projektet overhovedet er gået i gang.

Tidsbestemt

Når der er sat en tidshorisont for arbejdet, kan det til tider virke næsten stressende, men samtidigt er det også rart at have en deadline for, hvornår et projekt kommer i hus, så du kan ånde lettet op. Et råd er også at lave delmål undervejs, så processen gøres mere spiselig. At sætte små deadlines kan være en god motivationsfaktor idet du hele tiden kan se, at du nærmer dig målet.

Booking

Book nu